Centralization of functions in the group of companies can save up to 20% of staff costs. Depending on the size of your business, tens or even hundreds of thousands of operations can be performed daily. The efficiency of the entire organization depends on the level of accounting, HR, IT and other operations.
In the recent past, it was quite normal for these functions to be performed within each individual business unit. The fact that the same processes are organized differently leads to a significant loss of time and additional costs.
These functions are being centralized to increase productivity. Thanks to this, all processes of the company are unified and such functions as “Accounting”, “Tax accounting”, ” HR management” are transferred to a single control center.
Such technologies as robotization and electronic document management (including legally significant one) allow to achieve such result. The timing of report preparation is reduced due to the possibility of redistributing resources. Development of standards leads to improvement of service quality.
Front-offices are organized as a point of contact of employees with the center to help such centers in the field. For example, the preparation time for 2-NDFL form is usually reduced from a few days to a few minutes. Accounting issues that are tied to specific locations are resolved by the branch manager by proxy.
Let’s consider possible solutions in the context of the functions of the enterprise.
HR records management
Automation of HR processes: from hiring people to their dismissal. Automatic creation of instructions on further actions for each candidate at certain steps, as well as the formation of a list of documents for the final candidate. The set of documents sent by the applicant is checked for completeness and compliance with the specified requirements (for example, documents are checked for belonging to the same person). In the near future, the traditional employment record book will be replaced by an electronic one, which also gives a great number of opportunities for automation activities.
Financial primary documentation
OCR technology is used to recognize data from incoming paper documents, and thanks to RPA it is reflected in the accounting system of the company. Different standards can be implemented for each business unit. Usually, the centralization is carried out organizationally, by implementing a solution for a specific customer, and sometimes it could be outsourced.
Contract management
Two of the most popular solutions: “Search in document seals and signatures” and “Contract verification”. The first solution allows you to search for signatures and seals in the scanned document. The second automatically checks the compliance of the data in the agreed and signed versions of the contract. If changes are detected (deletions and additions), they will be highlighted. In addition, it is possible to develop a methodology for the approval of contracts, the creation of contract designers and automation of their internal approval.
Purchasing documentation
The most popular service is the supplier verification. The first step is to check the Taxpayer Identification Number (TIN) using Internet reference books. Next, you define the list of documents that each counterparty must provide to you when filling out the application form for participation in the competition. This data is recognized and checked for compliance with the requirements you specify. These procedures allow you to screen out unreliable suppliers. No less interesting is the search for the right items on the procurement sites. Automated scanning of tender sites and search for purchase lots in accordance with the specified amount and price.
Our competitive advantages:
1. Mobility – we use modern flexible approaches and are open to suggestions. Valuable ideas are often generated through collaborative discussions and then easily translated into successful projects. 2. Uniqueness – our team has gathered the best expertise in the field of establishing and operating service centers. 3. Reliability – each of us has extensive experience in this field, more than 10 years of work in the area of optimization of service centers, positive feedback from existing customers, and a wide network of partnerships.
После запроса на сброс пароля для доменной учетной записи на email, робот загружает файл со списком пользователей, которым необходимо сбросить пароль. Каждый пользователь проходит проверку в AD по атрибуту guid1C. Затем Kofax RPA генерирует новый пароль в приложении PassGen, производит сброс прежнего пароля пользователя в AD и ставит флажок «Требовать смены пароля при первом входе».
Назначенный сотрудник получает письмо с новыми паролями пользователей.
Робот Kofax RPA автоматизирует процесс интеграции между двумя системами ЭДО по заданному расписанию.
Авторизовавшись, он вносит все полученные письма в корпоративную систему ЭДО и сохраняет файл с карточки. Через АРМ «Оператора сканирования» создаётся новый пакет документов для сканирования. После сканирования сохраненного ранее документа, робот закрывает пакет и все открытые окна.
Отсканированные файлы с карточки документа в системе ЭДО оправляются на дальнейшую обработку.
Сформированный ежедневный отчет по платежным киоскам сохраняется в папке для обработки. Робот Kofax RPA открывает отчет, извлекает номер киоска и находит по нему счета Дт и Кт в системе ЦФТ. Одновременно считывается информацию по сбойным операциям киоска. Полученные данные и счета записываются в Базу Данных. Затем робот формирует безналичный документ по киоску в системе ЦФТ.
После окончания обработки данных и заведения документов в ЦФТ отправляет письмо ответственному сотруднику банка о завершении обработки киосков.
Робот Kofax RPA скачивает файл задачами на открытие счета ЮЛ в MOOS по ссылке и копирует содержимое файла с задачами в шаблон в формате Excel. Затем он переносит данные из шаблона в Базу данных (БД).
При помощи запросов в БД робот формирует отчеты по подразделениям и сохраняет каждый отчет в соответствующей папке.
Робот проводит сбор данных, необходимых для формирования различных бюджетных форм. На основании полученных сведений он заполняет соответствующие бланки, а также проверяет точность заполнения уже готовых форм. Итоговая форма отправляется сотруднику.
Робот собирает сведения из различных системных источников, проверяет их корректность и приводит к общему виду. После этого данные вносятся в уже существующие формы, или же создаются новые бланки, которые более полно соответствуют запросу сотрудника.
Ежедневно в заданне время робот подключается к удаленной машине, обновляет несколько файлов XLSX из сети заказчика и сохраняет их. Далее Kofax RPA делает Скриншот обновленных таблиц Kofax RPA отправляет назначенным сотрудникам по Email.
Раз в месяц Kofax RPA подключается к сети в назначенное время, извлекает и обрабатывает данные из XLXS-отчетов. Затем робот авторизуется в системе SAP MII, считывает данные из папок на удаленном сервере и на их основе формирует сведения для ежемесячных отчетов. Полученные таблицы вносятся в SAP Logon и формируются в итоговый ежемесячный отчет по запрашиваемой форме. Видов и форм отчётов может быть несколько, в зависимости от типа информации, необходимой пользователю.
Ежедневно в сети заказчика формируются XLSX-файлы с входными данными для робота, который запускается по заданному графику.
Kofax подключается к удаленной машине и создает папку «дата_робот» в сети заказчика, в которую помещает файлы за предыдущий день. После этого он обновляет файлы, ранее загруженные в эту папку, и копирует из них необходимую информацию: данные, комментарии, итоговые суммы и прочее. Далее Kofax RPA объединяет сведения в одну таблицу и отправляет ее назначенному сотруднику, предварительно сохранив все использующиеся XLSX файлы.
В зависимости от декады робот копирует данные из нужных таблиц и сводит их в общий файл. Далее он включает макрос и устанавливает соответствующие запросу фильтры. Полученный результат сохраняется в отдельный файл и направляется сотруднику.
Kofax Capture автоматически собирает претензии из электронной почты сотрудников и через факс, а также из социальных медиа-систем. Робот Kofax мониторит и выбирает релевантные документы и сообщения в считаные секунды. Затем данные формируются в файл и направляются сотруднику на e-mail.
Решение Kofax RPA мониторит и анализирует скрытую и общедоступную информацию конкурентных сайтов, разделяя ее на два типа: первичную и вторичную.
Первичная информация: бренды, названия продуктов, график изменения цен, идентификационные коды продуктов, рейтинги, отзывы клиентов, информация о наличии продуктов.
Вторичная информация и метаданные: поставщики, ассортимент продукции, сегментация, описание продуктов, функции и особенности (цвет, дополнительные компоненты, оборудование), другая информация о ценах (скидки, акции).
Полученные сведения вносятся в требуемую форму и направляются сотруднику.
В сетевой папке Kofax RPA находит файл с должниками и извлекает сведения о должнике, в т.ч. название суда. Через поисковик робот переходит на сайт указанного суда и заполняет нужные формы о должнике. Далее он получает информацию о заседании (решение, дата и т.д.) и записывает полученные данные в файл.
Цикл повторяется с каждым должником из списка.
По окончании работы, файл со списком должников дополняется полученной информацией, записывается и отправляется сотруднику на почту.
Робот самостоятельно заполняет требуемые партнерские формы по ранее внесенным данным, исключая ошибки повторного ручного ввода. Основываясь на автоматическом анализе содержимого электронной почты и корпоративных мессенджеров, Kofax Capture составляет графики поставок и обновляет статус b2b-порталов.
Подготовка справок 2-НДФЛ и 182Н по запросам сотрудников.
При поступлении запроса на формирование справки нужного образца, робот собирает требуемые данные и вносит их в соответствующую форму. После этого документ записывается в 1С. Сотрудник получает уведомление о выполнении задачи и запрошенную форму справки.
Пакет отсканированных документов автоматически распознается и обрабатывается системой на предмет корректности. Затем внутренний штрих-код документа передается в работу Kofax RPA. Робот авторизуется в SAP ERP, открывает исходящую счет-фактуру (ИСФ) и запрашивает соответствующий системный документ по номеру из штрих-кода. Он копирует суммы по ИСФ и передает их в Kofax Capture. Если суммы в системном документе и ИСФ совпадают, робот передает документ на дальнейшую обработку (сверка реквизитов, бухгалтер).
С заданной периодичностью робот получает и обрабатывает данные из Kofax Capture: № накладной, контрагент, организация, товар, цена и количество. Через удаленный рабочий стол он подключается к 1С ЗУП, вносит информацию в соответствующий пункт меню и записывает их.
Робот запускается после введения в веб-форму ИНН проверяемого контрагента. Он собирает информацию для проверки с сайтов СПАРК, ФАС, Арбитражный суд. Данные вносятся в заданную форму. Результат проверки робот сохраняет в Excel-файл и направляет на почту сотрудника, отправившего запрос.
Робот автоматизирует процесс по отправке отчетности по форме 6 НДФЛ в ИФНС, а также отслеживает статус переданной отчетности.
С помощью цифровой подписи Kofax RPA авторизуется в системе Контур-Экстерн и считывает данные из файла-реестра. Затем он выбирает компанию, от имени которой будет отправлять отчёт в ФНС. Загружает в файл значения, считанные из реестра, и отправляет в ФНС. По результатам отправки робот считывает статус. При наличии ошибок пишет лог.
Ежемесячно робот собирает информацию из разных источников, находящихся в корпоративной сети, выбирает требуемые данные и формирует из них отчет по премированию сотрудников. Затем отчет с обновленными связями записывается в систему.
С заданной периодичностью робот получает и обрабатывает данные из Kofax Capture. Подключившись через удаленный рабочий стол к 1С ЗУП, он вводит и записывает данные в соответствующий пункт меню.
Результаты выполнения транзакций в SAP LOGON формируются и отправляются по e-mail. Для расчета премирования и при закрытии месяца в SAP LOGON вносятся план и факт выполнения производственных целей (из Excel).
Робот проводит мониторинг системы контроля и управления доступом. В случае нарушения распорядка запрашивает с сотрудника объяснительную, которую заносит в соответствующую ИТ-систему.
Робот публикует согласованную вакансию на всех выбранных сайтах. Он подбирает потенциальных кандидатов по базовым параметрам: опыт, возраст, ключевые слова и пр. Новые отклики отправляются в HRM-систему. Параллельно робот приглашает всех соискателей, обновивших свое резюме за последние сутки.
Работает с API и веб-интерфейсом рекрутинговых сайтов.
С заданной периодичностью робот собирает запросы на поиск сотрудников, создает форму вакансии и публикует ее на онлайн-ресурсах. Программа просматривает резюме и высылает отклик кандидатам, максимально соответствующим HR-запросу. Одновременно рекрутер получает уведомление о собеседовании и резюме.
Программа получает отсканированные документы. После проверки и подтверждения всех атрибутов робот создает запрашиваемую форму, вносит полученные данные и проводит документ. Отчет отправляется на e-mail сотрудника.
При смене трудового статуса сотрудника (прием, увольнение, перевод) робот через удаленный рабочий стол подключается к 1С ЗУП и в соответствии с корпоративной политикой вносит необходимые изменения в персональную карточку.
Робот получает данные из Kofax Capture (СНИЛС или любой другой документ, содержащий идентификационные сведения о сотруднике) и обрабатывает персональную информацию – ФИО, паспортные данные. Затем он удаленно подключается к 1С ЗУП и создает карточку нового сотрудника.