The efficiency of a company’s activities depends not only on its management style, but also on how information is shared between departments and individual employees.
Managers often want to understand why the current levels of customer satisfaction, personnel efficiency and costs differ from those predicted? How much time is spent on manual work, how uninterrupted the workflow is, how long does the search for necessary information by employees take? Answering these questions will help to understand what form the company is in and what tools are needed to streamline processes.
Effective work within a large organization is related to documentation and how to work with it. Incoming documents may be different in appearance and may come from different sources. Those could be paper documents, emails, attached text documents, tables, reports, drawings etc.
As a rule, introduction of document circulation not only adds an order of the company, but also positively affects the relation with partners and customers, and, as consequence, renders positive influence on its place in the market.
Association for Information and Image Management (AIIM) defines ECM as strategies, methods and tools used to collect, manage, store and distribute documents and content related to the organization’s processes.
When using ECM, it only takes a few clicks to send a document or link to it to your colleague. You can add notes and annotations to your documents, as well as highlight important information in color.
By opening one document you can easily access all related documents. For example, you can open an invoice, a payment order or a bill of lading for this order from the viewing window of a previously issued invoice.
ECM is responsible for the automation of business activities, which results in more efficient work of employees. The digitization of documents makes their movement within the organisation transparent and facilitates the exchange process itself, regardless of the employee’s location.
Text recognition technologies enable faster processing of documents and input of the data they contain into corporate systems. This makes ECM an excellent addition to ERP, CRM and other systems in your organization.
Advanced search algorithms reduce the time it takes to get the information you need. Whereas it used to take minutes or even hours to find the right document, with ECM technology the time to solve this issue is counted in seconds. The document entered into the system contains metadata, which makes it easy to find. Users can search from where it is convenient for them to do it, and when it is necessary.
A set of predefined rules will allow you to formalize the movement of an electronic document across your organization. Besides, it is possible to allocate access rights: certain groups of users can be denied access at all, or you can leave the possibility to view the document without making changes. The history of the document contains information that will allow you to determine who made changes to it, when and how.
The letter “E” in ECM is responsible for Enterprise. When deployed in one unit, the system can be scaled to other units or the entire enterprise.
All of this allows you to reduce the time and cost involved, as well as the number of document errors that occur. At the same time, the transparency of business processes and the efficiency of personnel are increased, which should satisfy the company’s management.
После запроса на сброс пароля для доменной учетной записи на email, робот загружает файл со списком пользователей, которым необходимо сбросить пароль. Каждый пользователь проходит проверку в AD по атрибуту guid1C. Затем Kofax RPA генерирует новый пароль в приложении PassGen, производит сброс прежнего пароля пользователя в AD и ставит флажок «Требовать смены пароля при первом входе».
Назначенный сотрудник получает письмо с новыми паролями пользователей.
Робот Kofax RPA автоматизирует процесс интеграции между двумя системами ЭДО по заданному расписанию.
Авторизовавшись, он вносит все полученные письма в корпоративную систему ЭДО и сохраняет файл с карточки. Через АРМ «Оператора сканирования» создаётся новый пакет документов для сканирования. После сканирования сохраненного ранее документа, робот закрывает пакет и все открытые окна.
Отсканированные файлы с карточки документа в системе ЭДО оправляются на дальнейшую обработку.
Сформированный ежедневный отчет по платежным киоскам сохраняется в папке для обработки. Робот Kofax RPA открывает отчет, извлекает номер киоска и находит по нему счета Дт и Кт в системе ЦФТ. Одновременно считывается информацию по сбойным операциям киоска. Полученные данные и счета записываются в Базу Данных. Затем робот формирует безналичный документ по киоску в системе ЦФТ.
После окончания обработки данных и заведения документов в ЦФТ отправляет письмо ответственному сотруднику банка о завершении обработки киосков.
Робот Kofax RPA скачивает файл задачами на открытие счета ЮЛ в MOOS по ссылке и копирует содержимое файла с задачами в шаблон в формате Excel. Затем он переносит данные из шаблона в Базу данных (БД).
При помощи запросов в БД робот формирует отчеты по подразделениям и сохраняет каждый отчет в соответствующей папке.
Робот проводит сбор данных, необходимых для формирования различных бюджетных форм. На основании полученных сведений он заполняет соответствующие бланки, а также проверяет точность заполнения уже готовых форм. Итоговая форма отправляется сотруднику.
Робот собирает сведения из различных системных источников, проверяет их корректность и приводит к общему виду. После этого данные вносятся в уже существующие формы, или же создаются новые бланки, которые более полно соответствуют запросу сотрудника.
Ежедневно в заданне время робот подключается к удаленной машине, обновляет несколько файлов XLSX из сети заказчика и сохраняет их. Далее Kofax RPA делает Скриншот обновленных таблиц Kofax RPA отправляет назначенным сотрудникам по Email.
Раз в месяц Kofax RPA подключается к сети в назначенное время, извлекает и обрабатывает данные из XLXS-отчетов. Затем робот авторизуется в системе SAP MII, считывает данные из папок на удаленном сервере и на их основе формирует сведения для ежемесячных отчетов. Полученные таблицы вносятся в SAP Logon и формируются в итоговый ежемесячный отчет по запрашиваемой форме. Видов и форм отчётов может быть несколько, в зависимости от типа информации, необходимой пользователю.
Ежедневно в сети заказчика формируются XLSX-файлы с входными данными для робота, который запускается по заданному графику.
Kofax подключается к удаленной машине и создает папку «дата_робот» в сети заказчика, в которую помещает файлы за предыдущий день. После этого он обновляет файлы, ранее загруженные в эту папку, и копирует из них необходимую информацию: данные, комментарии, итоговые суммы и прочее. Далее Kofax RPA объединяет сведения в одну таблицу и отправляет ее назначенному сотруднику, предварительно сохранив все использующиеся XLSX файлы.
В зависимости от декады робот копирует данные из нужных таблиц и сводит их в общий файл. Далее он включает макрос и устанавливает соответствующие запросу фильтры. Полученный результат сохраняется в отдельный файл и направляется сотруднику.
Kofax Capture автоматически собирает претензии из электронной почты сотрудников и через факс, а также из социальных медиа-систем. Робот Kofax мониторит и выбирает релевантные документы и сообщения в считаные секунды. Затем данные формируются в файл и направляются сотруднику на e-mail.
Решение Kofax RPA мониторит и анализирует скрытую и общедоступную информацию конкурентных сайтов, разделяя ее на два типа: первичную и вторичную.
Первичная информация: бренды, названия продуктов, график изменения цен, идентификационные коды продуктов, рейтинги, отзывы клиентов, информация о наличии продуктов.
Вторичная информация и метаданные: поставщики, ассортимент продукции, сегментация, описание продуктов, функции и особенности (цвет, дополнительные компоненты, оборудование), другая информация о ценах (скидки, акции).
Полученные сведения вносятся в требуемую форму и направляются сотруднику.
В сетевой папке Kofax RPA находит файл с должниками и извлекает сведения о должнике, в т.ч. название суда. Через поисковик робот переходит на сайт указанного суда и заполняет нужные формы о должнике. Далее он получает информацию о заседании (решение, дата и т.д.) и записывает полученные данные в файл.
Цикл повторяется с каждым должником из списка.
По окончании работы, файл со списком должников дополняется полученной информацией, записывается и отправляется сотруднику на почту.
Робот самостоятельно заполняет требуемые партнерские формы по ранее внесенным данным, исключая ошибки повторного ручного ввода. Основываясь на автоматическом анализе содержимого электронной почты и корпоративных мессенджеров, Kofax Capture составляет графики поставок и обновляет статус b2b-порталов.
Подготовка справок 2-НДФЛ и 182Н по запросам сотрудников.
При поступлении запроса на формирование справки нужного образца, робот собирает требуемые данные и вносит их в соответствующую форму. После этого документ записывается в 1С. Сотрудник получает уведомление о выполнении задачи и запрошенную форму справки.
Пакет отсканированных документов автоматически распознается и обрабатывается системой на предмет корректности. Затем внутренний штрих-код документа передается в работу Kofax RPA. Робот авторизуется в SAP ERP, открывает исходящую счет-фактуру (ИСФ) и запрашивает соответствующий системный документ по номеру из штрих-кода. Он копирует суммы по ИСФ и передает их в Kofax Capture. Если суммы в системном документе и ИСФ совпадают, робот передает документ на дальнейшую обработку (сверка реквизитов, бухгалтер).
С заданной периодичностью робот получает и обрабатывает данные из Kofax Capture: № накладной, контрагент, организация, товар, цена и количество. Через удаленный рабочий стол он подключается к 1С ЗУП, вносит информацию в соответствующий пункт меню и записывает их.
Робот запускается после введения в веб-форму ИНН проверяемого контрагента. Он собирает информацию для проверки с сайтов СПАРК, ФАС, Арбитражный суд. Данные вносятся в заданную форму. Результат проверки робот сохраняет в Excel-файл и направляет на почту сотрудника, отправившего запрос.
Робот автоматизирует процесс по отправке отчетности по форме 6 НДФЛ в ИФНС, а также отслеживает статус переданной отчетности.
С помощью цифровой подписи Kofax RPA авторизуется в системе Контур-Экстерн и считывает данные из файла-реестра. Затем он выбирает компанию, от имени которой будет отправлять отчёт в ФНС. Загружает в файл значения, считанные из реестра, и отправляет в ФНС. По результатам отправки робот считывает статус. При наличии ошибок пишет лог.
Ежемесячно робот собирает информацию из разных источников, находящихся в корпоративной сети, выбирает требуемые данные и формирует из них отчет по премированию сотрудников. Затем отчет с обновленными связями записывается в систему.
С заданной периодичностью робот получает и обрабатывает данные из Kofax Capture. Подключившись через удаленный рабочий стол к 1С ЗУП, он вводит и записывает данные в соответствующий пункт меню.
Результаты выполнения транзакций в SAP LOGON формируются и отправляются по e-mail. Для расчета премирования и при закрытии месяца в SAP LOGON вносятся план и факт выполнения производственных целей (из Excel).
Робот проводит мониторинг системы контроля и управления доступом. В случае нарушения распорядка запрашивает с сотрудника объяснительную, которую заносит в соответствующую ИТ-систему.
Робот публикует согласованную вакансию на всех выбранных сайтах. Он подбирает потенциальных кандидатов по базовым параметрам: опыт, возраст, ключевые слова и пр. Новые отклики отправляются в HRM-систему. Параллельно робот приглашает всех соискателей, обновивших свое резюме за последние сутки.
Работает с API и веб-интерфейсом рекрутинговых сайтов.
С заданной периодичностью робот собирает запросы на поиск сотрудников, создает форму вакансии и публикует ее на онлайн-ресурсах. Программа просматривает резюме и высылает отклик кандидатам, максимально соответствующим HR-запросу. Одновременно рекрутер получает уведомление о собеседовании и резюме.
Программа получает отсканированные документы. После проверки и подтверждения всех атрибутов робот создает запрашиваемую форму, вносит полученные данные и проводит документ. Отчет отправляется на e-mail сотрудника.
При смене трудового статуса сотрудника (прием, увольнение, перевод) робот через удаленный рабочий стол подключается к 1С ЗУП и в соответствии с корпоративной политикой вносит необходимые изменения в персональную карточку.
Робот получает данные из Kofax Capture (СНИЛС или любой другой документ, содержащий идентификационные сведения о сотруднике) и обрабатывает персональную информацию – ФИО, паспортные данные. Затем он удаленно подключается к 1С ЗУП и создает карточку нового сотрудника.