OCR has long been outside the walls of banks and financial institutions. Now this technology is used everywhere when someone working with any documents. It is a technology that allows you to convert printed text on paper or other media into digital format.
The scanned or photographed image remains just a picture. Text displayed in a picture cannot be modified in a text editor. The document may not be scanned properly and may contain traces of dust that were in the scanner. OCR is used when you need to get the text from the document with improved image quality.
At the preprocessing stage, the text is rotated to the horizontal position in the scanned image.
After that, it is cleaned of background, noise and artifacts.
It doesn’t matter if the image was scanned in color (24-bit RGB) or grayscale mode. It is converted to black and white (1-bit) during binarization.
After this procedure, the resulting monochrome image is decomposed into a binary code consisting only of zeros and ones (where 0 is white and 1 is black).
The next step is to zone-out the text into columns, rows, paragraphs and tables.
At the preprocessing stage, the text is rotated to the horizontal position in the scanned image.
After that, it is cleaned of background, noise and artifacts.
It doesn’t matter if the image was scanned in color (24-bit RGB) or grayscale mode. It is converted to black and white (1-bit) during binarization.
After this procedure, the resulting monochrome image is decomposed into a binary code consisting only of zeros and ones (where 0 is white and 1 is black).
The next step is to zone-out the text into columns, rows, paragraphs and tables.
The separately recognized letter “A” or “O” may be part of the English word or Russian. Therefore, at this stage the document’s language is often defined.
During character recognition, the simplest algorithms analyze each pixel contained in black and white images. They compare each character with a database of known fonts. The result of the recognition is the character that is the closest match.
More advanced algorithms break down each character into elements, such as lines, strokes, bends and angles between them, and analyze the joints of these elements.
The ability to connect dictionaries at the post-processing stage increases the probability of correct character recognition and eliminates the possibility that non-existent words may appear in the text. You can set certain rules in these algorithms. For example, you have the scanned envelope. There is a field on it containing the postal code. It means there can only be digits from 0 to 9. Knowing this, the algorithm will eliminate the appearance of the letter “O” instead of the number “0”, the letter “B” instead of the number “8” or the Latin letter “I” instead of the number “1”. Telephone numbers, car plates and VAT numbers are also easily formalized.
By now, thanks to machine learning, OCR algorithms can recognize complex fonts as well as handwritten text.
После запроса на сброс пароля для доменной учетной записи на email, робот загружает файл со списком пользователей, которым необходимо сбросить пароль. Каждый пользователь проходит проверку в AD по атрибуту guid1C. Затем Kofax RPA генерирует новый пароль в приложении PassGen, производит сброс прежнего пароля пользователя в AD и ставит флажок «Требовать смены пароля при первом входе».
Назначенный сотрудник получает письмо с новыми паролями пользователей.
Робот Kofax RPA автоматизирует процесс интеграции между двумя системами ЭДО по заданному расписанию.
Авторизовавшись, он вносит все полученные письма в корпоративную систему ЭДО и сохраняет файл с карточки. Через АРМ «Оператора сканирования» создаётся новый пакет документов для сканирования. После сканирования сохраненного ранее документа, робот закрывает пакет и все открытые окна.
Отсканированные файлы с карточки документа в системе ЭДО оправляются на дальнейшую обработку.
Сформированный ежедневный отчет по платежным киоскам сохраняется в папке для обработки. Робот Kofax RPA открывает отчет, извлекает номер киоска и находит по нему счета Дт и Кт в системе ЦФТ. Одновременно считывается информацию по сбойным операциям киоска. Полученные данные и счета записываются в Базу Данных. Затем робот формирует безналичный документ по киоску в системе ЦФТ.
После окончания обработки данных и заведения документов в ЦФТ отправляет письмо ответственному сотруднику банка о завершении обработки киосков.
Робот Kofax RPA скачивает файл задачами на открытие счета ЮЛ в MOOS по ссылке и копирует содержимое файла с задачами в шаблон в формате Excel. Затем он переносит данные из шаблона в Базу данных (БД).
При помощи запросов в БД робот формирует отчеты по подразделениям и сохраняет каждый отчет в соответствующей папке.
Робот проводит сбор данных, необходимых для формирования различных бюджетных форм. На основании полученных сведений он заполняет соответствующие бланки, а также проверяет точность заполнения уже готовых форм. Итоговая форма отправляется сотруднику.
Робот собирает сведения из различных системных источников, проверяет их корректность и приводит к общему виду. После этого данные вносятся в уже существующие формы, или же создаются новые бланки, которые более полно соответствуют запросу сотрудника.
Ежедневно в заданне время робот подключается к удаленной машине, обновляет несколько файлов XLSX из сети заказчика и сохраняет их. Далее Kofax RPA делает Скриншот обновленных таблиц Kofax RPA отправляет назначенным сотрудникам по Email.
Раз в месяц Kofax RPA подключается к сети в назначенное время, извлекает и обрабатывает данные из XLXS-отчетов. Затем робот авторизуется в системе SAP MII, считывает данные из папок на удаленном сервере и на их основе формирует сведения для ежемесячных отчетов. Полученные таблицы вносятся в SAP Logon и формируются в итоговый ежемесячный отчет по запрашиваемой форме. Видов и форм отчётов может быть несколько, в зависимости от типа информации, необходимой пользователю.
Ежедневно в сети заказчика формируются XLSX-файлы с входными данными для робота, который запускается по заданному графику.
Kofax подключается к удаленной машине и создает папку «дата_робот» в сети заказчика, в которую помещает файлы за предыдущий день. После этого он обновляет файлы, ранее загруженные в эту папку, и копирует из них необходимую информацию: данные, комментарии, итоговые суммы и прочее. Далее Kofax RPA объединяет сведения в одну таблицу и отправляет ее назначенному сотруднику, предварительно сохранив все использующиеся XLSX файлы.
В зависимости от декады робот копирует данные из нужных таблиц и сводит их в общий файл. Далее он включает макрос и устанавливает соответствующие запросу фильтры. Полученный результат сохраняется в отдельный файл и направляется сотруднику.
Kofax Capture автоматически собирает претензии из электронной почты сотрудников и через факс, а также из социальных медиа-систем. Робот Kofax мониторит и выбирает релевантные документы и сообщения в считаные секунды. Затем данные формируются в файл и направляются сотруднику на e-mail.
Решение Kofax RPA мониторит и анализирует скрытую и общедоступную информацию конкурентных сайтов, разделяя ее на два типа: первичную и вторичную.
Первичная информация: бренды, названия продуктов, график изменения цен, идентификационные коды продуктов, рейтинги, отзывы клиентов, информация о наличии продуктов.
Вторичная информация и метаданные: поставщики, ассортимент продукции, сегментация, описание продуктов, функции и особенности (цвет, дополнительные компоненты, оборудование), другая информация о ценах (скидки, акции).
Полученные сведения вносятся в требуемую форму и направляются сотруднику.
В сетевой папке Kofax RPA находит файл с должниками и извлекает сведения о должнике, в т.ч. название суда. Через поисковик робот переходит на сайт указанного суда и заполняет нужные формы о должнике. Далее он получает информацию о заседании (решение, дата и т.д.) и записывает полученные данные в файл.
Цикл повторяется с каждым должником из списка.
По окончании работы, файл со списком должников дополняется полученной информацией, записывается и отправляется сотруднику на почту.
Робот самостоятельно заполняет требуемые партнерские формы по ранее внесенным данным, исключая ошибки повторного ручного ввода. Основываясь на автоматическом анализе содержимого электронной почты и корпоративных мессенджеров, Kofax Capture составляет графики поставок и обновляет статус b2b-порталов.
Подготовка справок 2-НДФЛ и 182Н по запросам сотрудников.
При поступлении запроса на формирование справки нужного образца, робот собирает требуемые данные и вносит их в соответствующую форму. После этого документ записывается в 1С. Сотрудник получает уведомление о выполнении задачи и запрошенную форму справки.
Пакет отсканированных документов автоматически распознается и обрабатывается системой на предмет корректности. Затем внутренний штрих-код документа передается в работу Kofax RPA. Робот авторизуется в SAP ERP, открывает исходящую счет-фактуру (ИСФ) и запрашивает соответствующий системный документ по номеру из штрих-кода. Он копирует суммы по ИСФ и передает их в Kofax Capture. Если суммы в системном документе и ИСФ совпадают, робот передает документ на дальнейшую обработку (сверка реквизитов, бухгалтер).
С заданной периодичностью робот получает и обрабатывает данные из Kofax Capture: № накладной, контрагент, организация, товар, цена и количество. Через удаленный рабочий стол он подключается к 1С ЗУП, вносит информацию в соответствующий пункт меню и записывает их.
Робот запускается после введения в веб-форму ИНН проверяемого контрагента. Он собирает информацию для проверки с сайтов СПАРК, ФАС, Арбитражный суд. Данные вносятся в заданную форму. Результат проверки робот сохраняет в Excel-файл и направляет на почту сотрудника, отправившего запрос.
Робот автоматизирует процесс по отправке отчетности по форме 6 НДФЛ в ИФНС, а также отслеживает статус переданной отчетности.
С помощью цифровой подписи Kofax RPA авторизуется в системе Контур-Экстерн и считывает данные из файла-реестра. Затем он выбирает компанию, от имени которой будет отправлять отчёт в ФНС. Загружает в файл значения, считанные из реестра, и отправляет в ФНС. По результатам отправки робот считывает статус. При наличии ошибок пишет лог.
Ежемесячно робот собирает информацию из разных источников, находящихся в корпоративной сети, выбирает требуемые данные и формирует из них отчет по премированию сотрудников. Затем отчет с обновленными связями записывается в систему.
С заданной периодичностью робот получает и обрабатывает данные из Kofax Capture. Подключившись через удаленный рабочий стол к 1С ЗУП, он вводит и записывает данные в соответствующий пункт меню.
Результаты выполнения транзакций в SAP LOGON формируются и отправляются по e-mail. Для расчета премирования и при закрытии месяца в SAP LOGON вносятся план и факт выполнения производственных целей (из Excel).
Робот проводит мониторинг системы контроля и управления доступом. В случае нарушения распорядка запрашивает с сотрудника объяснительную, которую заносит в соответствующую ИТ-систему.
Робот публикует согласованную вакансию на всех выбранных сайтах. Он подбирает потенциальных кандидатов по базовым параметрам: опыт, возраст, ключевые слова и пр. Новые отклики отправляются в HRM-систему. Параллельно робот приглашает всех соискателей, обновивших свое резюме за последние сутки.
Работает с API и веб-интерфейсом рекрутинговых сайтов.
С заданной периодичностью робот собирает запросы на поиск сотрудников, создает форму вакансии и публикует ее на онлайн-ресурсах. Программа просматривает резюме и высылает отклик кандидатам, максимально соответствующим HR-запросу. Одновременно рекрутер получает уведомление о собеседовании и резюме.
Программа получает отсканированные документы. После проверки и подтверждения всех атрибутов робот создает запрашиваемую форму, вносит полученные данные и проводит документ. Отчет отправляется на e-mail сотрудника.
При смене трудового статуса сотрудника (прием, увольнение, перевод) робот через удаленный рабочий стол подключается к 1С ЗУП и в соответствии с корпоративной политикой вносит необходимые изменения в персональную карточку.
Робот получает данные из Kofax Capture (СНИЛС или любой другой документ, содержащий идентификационные сведения о сотруднике) и обрабатывает персональную информацию – ФИО, паспортные данные. Затем он удаленно подключается к 1С ЗУП и создает карточку нового сотрудника.